OBLIGACIONES COMPRADOR/CLIENTE/USUARIO:
- Pagar el valor del servicio expresado en los valores contenidos en las respectivas facturas legalmente
- Informar oportunamente al vendedor/proveedor todo acto o hecho que pueda afectar la situación jurídica que afecte el servicio, así como todo siniestro o cualquier evento que pueda afectar la integridad de los bines en servicio, ya sean por daños civiles, delictuales y cuasi
- Abstenerse de ceder, prestar, o en cualquier otra forma de compartir información que tenga protección legal o bajo derechos de autor, sin previa autorización.
- Atender las recomendaciones técnicas y comerciales que se requieran para el desarrollo del servicio.
- Permitir al personal de ADTECO SAS, realizar las actividades que se requieran en el horario establecido de Lunes a Viernes de 8am a 4pm., en el momento que se requiera.
- Responderá por todas las obligaciones contraídas, así como de las que imponen las normas
OBLIGACIONES DEL ADTECO SAS:
- Entregar los servicios conforme a las condiciones técnicas y comerciales.
- Cumplir con las obligaciones laborales de acuerdo con las leyes y normas vigentes como empleador, igualmente, con afiliación y pago de los aportes de seguridad social.
- Efectuar las solicitudes del comprador/cliente/usuario, de acuerdo con las necesidades de servicio y en forma oportuna.
- Brindar soporte técnico cuando se requiera en los horarios de Lunes a viernes de 8am a 4pm.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y COMERCIALES
DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL
- Proceso para documentos en formato doble carta o menores, para formatos mayores, comunicarse directamente con nuestros agentes.
- Asignación de personal especializado para desarrollo de plan de Gestión Documental.
- Gestión periódica de personal especializado en las instalaciones del cliente.
- Elaboración de inventario, clasificación y organización básica de documentos físicos (cuadros de clasificación).
- Preparación y restauración básica (depende el caso) de documentos físicos para escaneo.
- Digitalización y reorganización de información física y digital según requerimientos normativos y del cliente.
- Entrega de documentos físicos inventariados en legajos.
- Para re archivar la información adecuadamente, Adteco ofrece material para archivo o se utilizará el que el cliente defina.
- Entrega de archivos digitales organizados con herramienta para búsqueda ágil (FUID).
- Asesoramiento para la adecuada administración del material procesado.
GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
- Proceso para información digital de cualquier tipo.
- Asignación de personal especializado para desarrollo de plan de Gestión Documental.
- Gestión periódica de personal especializado en las instalaciones del cliente.
- Elaboración de inventario, clasificación y organización básica de documentos digitales (cuadros de clasificación).
- Reorganización de información digital según requerimientos normativos y del cliente.
- Entrega de archivos digitales organizados con herramienta para búsqueda sencilla (FUID).
- Asesoramiento para la adecuada administración del material procesado.
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
- Proceso aplicable para cualquier tamaño de formato de documento físico.
- Asignación de personal especializado para desarrollo de plan de Eliminación de Documentos.
- Elaboración de inventario de documentos físicos y acta de eliminación.
- Instalación de máquina trituradora en sitio y preparación de documentos físicos para eliminación.
- Proceso de eliminación con evidencia en video y recolección de material eliminado, según norma.
- Entrega de documentos del proceso de eliminación y material eliminado en bolsas para reciclaje.
TABLAS DE RETENCIÓN
- Proceso aplicable para la administración de la información en un proceso interno.
- Para el desarrollo adecuado del servicio, debe ser suministrada por el cliente, la documentación normativa del proceso.
- Asignación de personal especializado para el desarrollo de las tablas de retención.
- Gestión periódica de personal especializado en las instalaciones del cliente.
- Levantamiento, clasificación y organización de información tangible e intangible del proceso a intervenir.
- Elaboración de tablas de retención según la norma vigente y parámetros del cliente.
- Entrega y socialización de la información ante un profesional de información o calidad del cliente.
- Asesoramiento para la adecuada implementación de las tablas elaboradas.
FLUJOS DE TRABAJO
- Proceso aplicable para mejorar y/o automatizar un proceso interno.
- Entrega por parte del cliente, la documentación normativa existente del proceso.
- Asignación de personal especializado para el desarrollo de flujos de trabajo.
- Gestión periódica de personal especializado en las instalaciones del cliente.
- Levantamiento y organización de información tangible e intangible del proceso a intervenir.
- Diagnóstico: elaboración de mapa mental del proceso, revisión y evaluación de roles, acciones e información del proceso.
- Elaboración y reporte de plan de mejora utilizando Gestión Documental y/o Software de Gestión.
- Entrega y socialización de la información ante grupo especializado de gestión del cliente.
- Asesoramiento para la adecuada implementación del plan propuesto.
SOFTWARE DE GESTIÓN
- Instalación y configuración del módulo adquirido.
- Evaluación técnica de características del servidor donde funcionará el módulo.
- Asesoría para configuración del servidor y base de datos (Las actividades operativas deben ser realizadas por el administrador del servidor).
- Levantamiento de información interna e implementación del módulo.
- Soporte en línea: Exclusivo para usuarios administradores, lunes a viernes en horario de oficina (chat, email, telefónico).
- Incluye hasta 2 reportes o Indicadores de gestión personalizados.
- Incluye hasta 2 sesiones de capacitación virtual de 2 horas por sesión.
- Las condiciones de uso del servicio, sea en la nube o en servidor propio, se evaluará e implementarán acciones adicionales según sea el caso.
ESPECIFICACIONES GENERALES DEL SERVICIO
- Se garantiza por parte de Adteco la confidencialidad y privacidad de la información procesada del comprador/cliente/usuario.
- Para iniciar el servicio, el comprador/cliente/usuario debe suministrar y garantizar el espacio y las condiciones (mobiliario, internet, energía, ambiente, etc.) para el desarrollo adecuado del proceso.
- Según las políticas de seguridad del cliente, debe garantizar los permisos necesarios para el acceso del personal de Adteco a sus instalaciones.
- Garantizar la seguridad de los empleados autorizados por Adteco para el desarrollo de las actividades asignadas de acuerdo con el servicio contratado.
- Se organizará con el comprador/cliente/usuario un cronograma de actividades de acuerdo con el tiempo establecido para cada plan, y el servicio contratado.
- La información que será procesada deberá ser definida específicamente antes de iniciar la operación por parte del comprador/cliente/usuario. Los cambios de información que se presenten después estarán sujetos a cobros adicionales.
- Se generará un acta de recepción de información, así como la entrega o realización de un inventario del mismo, que será validado por ambas partes, para el inicio de la operación. Así, como al final del proceso, se realizará un acta de entrega con el inventario (FUID) de la información física y digital procesada.
- Adteco SAS suministrará todo el material y equipos necesarios para la ejecución del trabajo de nuestros empleados.
- La entrega de la información física procesada se hará en legajos inventariados, protegidos con carátulas de cartulina, sujetos por bandas elásticas, listos para archivar.
- Para el momento del archivo, es decisión del comprador/cliente/usuario la acción y la forma de archivar el material: Adteco SAS puede suministrar material de larga conservación, por un costo adicional, y almacenar los documentos directamente en el archivo del cliente, o según como considere el cliente, para este caso, se generará un acta de cómo va a proceder el mismo.
- Adteco SAS no se hace responsable del manejo o estado del espacio, del proceso o de la documentación del archivo, esto es completa responsabilidad del cliente.
- La entrega y/o transferencia de la información procesada física y/o digital, se realizará en las instalaciones del comprador/cliente/usuario. El almacenamiento de la información digital se realizará directamente en un equipo o red propiedad del cliente.
- Si el tope de documentos o información a procesar es menor a lo establecido en cada plan, no tendrá cabida una reducción en los costos.
- El pago del servicio se realizará de manera anticipada de acuerdo a cada plan, sin embargo, se puede validar condiciones de pagos según sea el caso.
- No se manejan cláusulas de permanencia.
FORMA DE PAGO: COMPRADOR/CLIENTE/USUARIO, realizara el pago de inmediato o en las cutas establecidas en los diferentes canales autorizados por ADTECO SAS, en forma oportuna y enviara soporte de su pago al correo: XXXXXX
PROHIBICIONES DE LAS PARTES:
- Ceder parcial o totalmente los derechos emanados del Contrato y/o orden de servicio y/o orden de servicio objeto de servicio, sin autorización previa del vendedor/comprador.
- Cambiar la destinación del servicio prestado.
- Cambiar parcial o totalmente las condiciones del presente Contrato y/o orden de servicio y/o orden de servicio sin previo acuerdo de las partes.
- De incumplir alguna de las partes las anteriores prohibiciones le darán derecho a la otra de dar por terminado el presente Contrato y/o orden de servicio y/o orden de servicio sin previo aviso.
TERMINACIÓN DEL CONTRATO Y/O ORDEN DE SERVICIO Y/O ORDEN DE SERVICIO:
- Por vencimiento del plazo pactado.
- Por incumplimiento en todo o en parte de las obligaciones por alguna de las partes.
- El no pago del valor acordado en los tiempos establecidos.
- Por el mutuo acuerdo entre las partes que conste por escrito.
- Por concurso de acreedores o embargo judiciales que puedan afectar de manera grave el cumplimiento del Contrato y/o orden de servicio y/o orden de servicio.
- Desatender las instrucciones dadas por ADTECO SAS para la prestación del servicio.
- No permitir el comprador/cliente/usuario asistir a las instalaciones de este para realizar las actividades necesarias para el desarrollo del servicio.
- Por fuerza mayor o caso fortuito.
- Por cualquiera de las obligaciones que la ley colombiana y el presente Contrato y/o orden de servicio y/o orden de servicio impongan a las partes que impliquen su terminación.
- El incumplimiento o violación de cualquiera de las obligaciones por parte de alguna de las partes dará para terminar el Contrato y/o orden de servicio y/o orden de servicio de condiciones de servicio.
AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO Y MANEJO DE DATOS:
De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, en virtud del presente Contrato y/o orden de servicio y/o orden de servicio, las Partes manifiestan que es su voluntad inequívoca y libre de cualquier presión, autorizar de manera previa, expresa para incorporar, reportar, procesar y consultar en bancos o bases de datos , la información que se relacione con este Contrato y/o orden de servicio y/o orden de servicio o que de él se derive, así mismo autorizan para que los contacten y notifiquen a través de los datos que aportan en la orden de servicio o pedido, comprometiéndose a actualizar los mismos y cuando exista el vínculo contractual que dio origen a la autorización de la consulta y reporte.
Atendiendo los términos en que se otorga esta autorización, EL COMPRADOR/CLIENTE/USUARIO renuncia a efectuar cualquier reclamación ante entidades administrativas y/o judiciales por las actuaciones desplegadas por el vendedor/proveedor y/o por su eventual cesionario o subrogativo en el ejercicio legítimo y dentro de los términos establecidos de la autorización aquí otorgada.
OBLIGACIÓN ESPECIAL SOBRE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN AL TERRORISMO:
Las Partes manifiestan bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente Contrato y/o orden de servicio, que los recursos que componen su patrimonio no provienen de lavado de activos, financiación del terrorismo, contrabando, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de cualquier actividad ilícita. De igual manera, manifiestan que los recursos recibidos en desarrollo del presente Contrato y/o orden de servicio no serán destinados a ninguna de las actividades antes descritas. Las Partes se obligan a realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas, particularmente, de las anteriormente enunciadas. Para efectos de lo anterior, las Partes autorizan expresamente a la otra Parte, para que consulte los listados, sistemas de información y bases de datos a los que haya lugar y, de encontrar algún reporte, las Partes procederán a adelantar las acciones contractuales y/o legales que correspondan. Las Partes se obligan a no utilizar el objeto de este Contrato y/o orden de servicio utilizar a la otra Parte como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a actividades delictivas o a transacciones o fondos vinculados con las mismas y a informar a las Partes, inmediatamente, cualquier sospecha o información que llegare a conocer relacionada con este tema, respecto de las obligaciones derivadas del presente Contrato y/o orden de servicio. En todo caso, si durante el plazo de vigencia del Contrato y/o orden de servicio las Partes, algunos de sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados, llegaren a resultar inmiscuidos en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionada con actividades ilícitas, lavado de activos o financiación del terrorismo, o fuesen incluidos en listas de control como las de la ONU, OFAC, etc., las Partes tienen el derecho de terminar unilateralmente el Contrato y/o orden de servicio sin que por este hecho estén obligado a indemnizar por ningún tipo de perjuicio a la otra Parte.
PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN:
Las Partes declaran y garantizan que es de su conocimiento, comprenden y cumplirán las regulaciones emitidas por las entidades estatales en relación con prácticas anticorrupción, con objeto de combatir el soborno a funcionarios públicos en negocios de transacción internacionales. En especial, declaran y garantizan que conocen y se encuentran familiarizados con las disposiciones del Estatuto Anticorrupción Colombiano (Ley 1474 de 2011) y las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, en especial aquellas que prohíben el pago, entrega, ofrecimiento, o promesa de pago de dinero, préstamos de dinero, obsequios, donaciones, o cualquier otra cosa de valor, directa o indirectamente, a funcionarios públicos, así como el pago, entrega, ofrecimiento, o promesa de pago de dinero o cualquier cosa de valor a terceras personas sabiendo que dicha cosa de valor o dinero sería entregado total o parcialmente a algún funcionario público. La violación de cualquiera de las obligaciones establecidas en esta cláusula será causal de terminación inmediata del presente Contrato y/o orden de servicio, obligándose la Parte que incumpla a resarcir todos los perjuicios que sus actuaciones ocasionen y aquellos derivados de la terminación del presente Contrato y/o orden de servicio. Para efectos de esta cláusula, se entiende por funcionario público, sin perjuicio de lo establecido en las leyes colombianas, cualquier oficial, autoridad, empleado, trabajador, o funcionario del Estado o Gobierno Colombiano, incluyendo a oficiales, empleados, trabajadores, y funcionarios de empresas del Estado u organizaciones internacionales, o cualquier persona jurídica o natural cuya labor u oficio incluyera actividades por o en representación de cualquier entidad estatal, partido político, autoridad partidaria, o candidato a un cargo oficial. Sin perjuicio de lo anterior, se consideran funcionarios públicos a aquellas personas que sean empleadas o trabajadoras de entidades pertenecientes o controladas, total o parcialmente, por el Estado, incluyendo a compañías cuyas acciones son total o parcialmente poseídas por el Estado y entidades reguladoras, así como cualquier dependencia del gobierno nacional, central, o de los gobiernos locales, municipales, provinciales, y regionales.